Digitale Hausverwaltung für WEGs
Eine digitale Hausverwaltung erledigt die Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft über Software statt über Papier, Telefon und Aktenordner. Jahresabrechnung, Eigentümerversammlung, Buchhaltung und die Koordination von Handwerkern laufen digital, jederzeit einsehbar und ohne dass alle Unterlagen bei einer einzelnen Person liegen. Für kleine WEGs ist das oft der Unterschied zwischen „es bleibt an uns hängen" und „es läuft".
Kurz gesagt
Eine digitale Hausverwaltung erledigt Jahresabrechnung, Eigentümerversammlung, Buchhaltung und Handwerker-Koordination über Software statt über Ordner. Für kleine WEGs unter zehn Einheiten kostet das je nach Umfang meist 15–35 € pro Einheit und Monat, deutlich weniger als eine klassische Verwaltung, die kleine WEGs oft gar nicht annimmt.
Was ist eine digitale Hausverwaltung?
Digitale Hausverwaltung bedeutet, dass die Verwaltungsaufgaben einer WEG in einer zentralen Software gebündelt werden. Belege, Beschlüsse, Abrechnungen und die Kommunikation mit Handwerkern liegen an einem Ort und sind für alle Eigentümer transparent. Der Unterschied zur klassischen Verwaltung ist nicht nur das Werkzeug, sondern die Nachvollziehbarkeit: Jede Ausgabe, jede Freigabe und jeder Vorgang ist dokumentiert.
Moderne Lösungen ergänzen die Software um KI, die wiederkehrende Arbeit übernimmt, etwa Rechnungen prüfen, Angebote einholen oder Fristen im Blick behalten. Entscheidungen trifft weiterhin die Gemeinschaft.
Rechtlich bleibt der Rahmen des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) unverändert: Die Pflichten des Verwalters aus § 27 WEG, die Beschlussfassung nach § 23 WEG und die Einberufungsfrist zur Eigentümerversammlung von mindestens drei Wochen nach § 24 Abs. 4 WEG gelten genauso. Die Software sorgt dafür, dass diese Fristen sichtbar sind und nichts liegen bleibt.
Digitale vs. klassische Hausverwaltung
Eine klassische Hausverwaltung arbeitet oft mit E-Mail, Telefon und Ordnern; Informationen liegen beim Verwalter, nicht bei den Eigentümern. Das führt zu langen Reaktionszeiten und wenig Transparenz. Eine digitale Hausverwaltung dreht das um: Die Eigentümer sehen jederzeit den Stand, und Routineaufgaben werden automatisiert statt abgearbeitet.
Gerade für kleine WEGs unter zehn Einheiten ist eine klassische Verwaltung häufig zu teuer oder gar nicht zu bekommen: Übliche Sätze liegen bei 25–40 € pro Einheit und Monat, viele Verwalter nehmen Objekte unter acht Einheiten gar nicht erst an. Digitale Modelle schließen diese Lücke ab etwa 15 € pro Einheit und Monat.
| Klassische Verwaltung | Digitale Verwaltung | |
|---|---|---|
| Reaktionszeit | 3–10 Werktage per Telefon/E-Mail | Ticket sichtbar in Stunden, Antwort meist am selben Tag |
| Transparenz | Belege beim Verwalter, Einsicht auf Anfrage | Alle Belege, Beschlüsse und Vorgänge jederzeit einsehbar |
| Kosten | ca. 25–40 € / Einheit / Monat | ca. 15–35 € / Einheit / Monat |
| Verfügbarkeit | Bürozeiten, oft Rückruf nötig | 24/7 Zugriff auf Daten, Support werktags |
| Kontrolle | Verwalter entscheidet operativ | Eigentümer geben jede Beauftragung frei |
Diese Aufgaben übernimmt eine digitale Hausverwaltung
- Jahresabrechnung & Wirtschaftsplan: Erstellung, Prüfung und Bereitstellung, gesetzlich vorgeschrieben nach § 28 WEG, typisch innerhalb von drei bis sechs Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres.
- Eigentümerversammlung: Einladung, Beschlussvorlagen, Protokoll, mit gesetzlicher Einberufungsfrist von mindestens drei Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG).
- Buchhaltung & Mahnwesen: Hausgeld, Zahlungseingänge, automatische Mahnungen nach 14 und 30 Tagen Verzug.
- Schäden & Handwerker: Schaden melden, Angebote einholen (üblich: 2–3 Vergleichsangebote), Beauftragung erst nach Freigabe durch den Verwaltungsbeirat.
- Korrespondenz: Kommunikation mit Eigentümern, Dienstleistern und Versicherungen.
- Nebenkostenabrechnung: transparente Aufschlüsselung pro Einheit innerhalb der 12-Monats-Frist nach § 556 Abs. 3 BGB (relevant für vermietete Einheiten).
Für wen lohnt sich eine digitale Hausverwaltung?
Am meisten profitieren kleine Wohnungseigentümergemeinschaften, typischerweise mit 3 bis 20 Einheiten, in denen bisher ein oder zwei Eigentümer die gesamte Arbeit tragen (oft 10–40 Stunden pro Monat). Auch WEGs, die keine bezahlbare klassische Verwaltung finden oder mit ihrer aktuellen Verwaltung unzufrieden sind, sind gute Kandidaten. Wer die volle Kontrolle behalten und trotzdem Arbeit abgeben will, ist mit einem digitalen Modell richtig.
Ab etwa 30 Einheiten oder bei laufenden Großsanierungen über 50.000 € wird eine hybride Lösung sinnvoll: digitale Verwaltung für den Alltag, punktuell juristische oder technische Beratung für die Sonderfälle.
Wie Proment digitale Hausverwaltung umsetzt
Proment übernimmt die wiederkehrende WEG-Verwaltung und kombiniert Software mit einer KI, die Vorgänge vorbereitet. Wichtig: Es wird nichts ohne Freigabe der Eigentümer entschieden oder beauftragt. Ihr behaltet die Kontrolle, Proment nimmt die Arbeit ab.
Konkret heißt das: Rechnungen werden automatisch geprüft und zur Freigabe vorgelegt, Fristen laufen sichtbar mit, Handwerkerangebote (mindestens zwei pro Vorgang) landen gebündelt im Freigabefeed. Daten liegen ausschließlich auf Servern in Deutschland.
Häufige Fragen zur digitalen Hausverwaltung
Was kostet eine digitale Hausverwaltung pro Einheit?
Übliche Preise liegen zwischen 15 und 35 € pro Einheit und Monat, abhängig von Leistungsumfang und Größe der WEG.
Ersetzt die Software den Verwalter komplett?
Nein. Die Verwalterrolle nach § 26 WEG bleibt bestehen, kann aber durch einen Eigentümer oder eine schlanke externe Verwaltung ausgefüllt werden, die von der Software getragen wird.
Wie schnell ist der Umstieg möglich?
Ein Wechsel dauert in der Regel 4 bis 8 Wochen: Übergabe der Unterlagen, Kontenwechsel und Import der Bestandsdaten. Der beste Zeitpunkt ist direkt nach der Eigentümerversammlung.
Klingt passend für eure WEG?
Vereinbart ein unverbindliches Gespräch. Wir zeigen, wie Proment in eurer Gemeinschaft konkret aussieht.
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