Hausverwaltung wechseln: Ablauf, Fristen und Checkliste
Schritt für Schritt vom Beschluss bis zur Übergabe: So wechselt eine WEG ihre Verwaltung rechtssicher und ohne Datenverlust.
Kurz gesagt
Der Wechsel einer Hausverwaltung ist seit der WEG-Reform 2020 einfacher als viele denken. Ein Mehrheitsbeschluss reicht. Wichtig sind saubere Fristen, eine vollständige Übergabe der Unterlagen und ein neuer Verwaltervertrag, der Leistungen und Reaktionszeiten klar regelt.
Schritt 1: Angebote einholen
Holt mindestens drei Angebote ein. Achtet nicht nur auf den Grundpreis, sondern auf:
- Leistungsverzeichnis
- Reaktionszeiten
- Digitale Belegeinsicht
- Umgang mit Rücklagen (Treuhandkonto?)
- Kündigungsfristen
Schritt 2: Beschluss vorbereiten
Der Wechsel wird in einer Eigentümerversammlung beschlossen. Es reicht die einfache Mehrheit. Zwei getrennte Beschlüsse sind sinnvoll:
- Abberufung des aktuellen Verwalters
- Bestellung des neuen Verwalters inkl. Vertrag und Vergütung
Schritt 3: Fristen und Vertragsende
- Bestellzeitraum beträgt üblicherweise drei Jahre (bei Erstbestellung fünf).
- Nach Abberufung endet der Vertrag automatisch spätestens nach sechs Monaten.
- Der neue Verwalter kann nahtlos übernehmen.
Schritt 4: Übergabe
Die alte Verwaltung ist verpflichtet, folgende Unterlagen zu übergeben:
- Beschlusssammlung
- Verträge (Versicherung, Dienstleister, Energie)
- Aktuelle Jahresabrechnung und laufende Buchhaltung
- Kontoauszüge der Rücklagen
- Grundbuchauszüge, Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung
- Baupläne und Gutachten
Checkliste vor dem Wechsel
- Verwaltervertrag geprüft (Kündigungsfrist)
- Drei Angebote verglichen
- Beirat informiert
- Beschlussanträge vorbereitet
- Übergabeprotokoll geplant
- Bankkonten und Vollmachten umgestellt
Was oft schiefgeht
Der häufigste Fehler ist eine unvollständige Übergabe. Fehlen Belege oder Kontoauszüge, muss die neue Verwaltung diese aufwendig rekonstruieren. Deshalb: Übergabe schriftlich protokollieren, mit Datum und Unterschrift.